Strona główna » Systemy zarządzania firmą » CDN OPTIMA » Moduły Zarządzanie

Moduły Zarządzanie

Moduł Analizy

Moduł Analizy pozwala ze wszystkich pozostałych modułów CDN OPT!MA wydobyć i przełożyć na zrozumiały język w postaci tabel zmiennych i dynamicznych wykresów (kołowych, słupkowych i liniowych) zgromadzone dane. Każda firma posiada zgromadzony bogaty zasób danych, których szybkie przetwarzanie i podejmowanie na ich podstawie decyzji jest kluczowym procesem działalności. Ten moduł pozwala szybko uzyskać informacje o całej gamie wskaźników finansowo-ekonomicznych i innych.

Z programu można uzyskać kilkaset różnego rodzaju analiz, prezentujących dane w dowolnych przekrojach zdefiniowanych przez użytkownika.

Wyniki analiz w postaci wykresów można zapisać do pliku w jednym ze standardowych formatów graficznych.

Analizy i raporty dostępne są nie tylko z poziomu modułu Analizy, ale również można je wywołać kontekstowo z poziomu poszczególnych list i formularzy CDN OPT!MA.

Korzystając z tego modułu można między innymi znaleźć odpowiedzi na pytania:

jakie towary sprzedajemy i komu? jak wygląda sprzedaż w poszczególnych kategoriach?
jak ma się sprzedaż w czasie w porównaniu ze sprzedażą w innych okresach? ile sprzedaliśmy w tym miesiącu, a ile rok temu?
jaki jest stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych?
jak wygląda nasz kalendarz płatności?
jak przedstawia się struktura wiekowa należności i zobowiązań?
kto jest naszym największym wierzycielem i dłużnikiem?
jaka jest ilość i wartość zasobów w czasie?
jak przedstawia się analiza dokumentów magazynowych (PZ/WZ, PW/RW oraz MM) ze względu na: towar, grupy, kontrahenta, kategorię,
jakie są obroty i salda na kontach w układzie miesięcznym? jakie są obroty na kontach w poszczególnych kategoriach? jakie są obroty w dziennikach?
jakie są obroty na kontach kosztowych analizowane w dowolnych przekrojach?
jakie są przychody i koszty w różnych przekrojach?

Pulpit Menadżera

Moduł Pulpit Menadżera to narzędzie, dzięki któremu kadra kierownicza lub właściciel przedsiębiorstwa, z każdego miejsca na świecie, ma dostęp do podstawowych danych finansowych i nie tylko finansowych swojej firmy, zgromadzonych w systemie CDN OPT!MA. Dane są dostępne na zabezpieczonej hasłem stronie internetowej.

Możliwości modułu pozwalają korzystając z przeglądarki internetowej na dostęp do syntetycznych informacji o:

rozliczeniach
podatkach do zapłaty
przychodach i kosztach firmy
danych kadrowych

Pulpit Menadżera prezentuje również gotowe analizy i raporty takie jak:

analiza obrotów magazynowych
raport dłużników i wierzycieli
struktura wiekowa należności i zobowiązań

oraz wiele innych.

Za pośrednictwem modułu można także:

przeglądać dane słownikowe takie jak kartoteki kontrahentów czy pracowników,
sprawdzać statystyki dotyczące ilości wprowadzonych dokumentów,
definiować dostęp do analiz i uprawnienia do baz dla każdego użytkownika,
eksportować wybrane dane do arkusza kalkulacyjnego.

Pulpit Menadżera dostępny jest w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej.

Moduł CRM

Dzięki modułowi CRM można rejestrować kontakty z klientami. Można również wprowadzać zadania, jakie powinni wykonać poszczególni operatorzy w związku z obsługą klientów. Znacznym ułatwieniem jest możliwość wprowadzenia zadania głównego i powiązanych z nim zadań szczegółowych. Dzięki temu można wiązać ze sobą kontakty i zadania dotyczące jednego wątku (na przykład poszczególnych projektów realizowanych w firmie). Pozwala to na znacznie łatwiejsze filtrowanie i analizowanie poszczególnych wątków.

Program umożliwia kojarzenie z kontaktem lub zadaniem innych dokumentów oraz plików zarejestrowanych w systemie. Dzięki temu Użytkownik ma pełny wgląd z dokumentacje zgromadzoną w związku z realizacją danego zadania.

Równocześnie każdy kontakt/ zadanie może mieć opiekuna. Do każdego zadania przypisać można osobę za nie odpowiedzialną. Umożliwia to realizację takiego schematu gdzie jedna osoba (np. kierownik działu) przypisuje swoim pracownikom zadania do wykonania. Dla każdego zadania operator odpowiedzialny może wskazać procentowo stopień realizacji lub etap, na jakim znajduje się dane zadania. Przełożony może łatwo sprawdzić zaawansowanie prac powierzonych pracownikom oraz stopień realizacji całego wątku (projektu).

Moduł CRM to również analiza czasu/kosztu kontaktów w rozbiciu na poszczególnych klientów przy założonej stawce godzinowej.

Dodatkową funkcją jest terminarz, który umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania/edycji zadań. Poszczególnym operatorom daje on możliwość kontroli powierzonych im zadań. Terminarz może być wykorzystywany również przez szefa, który będzie miał możliwość kontroli czasu pracy pracowników, szybkiego wglądu do przypisanych im zdań, modyfikacji czy też dodania nowych.

Odrębną funkcją w module CRM są faktury cykliczne, które są stworzone głównie z myślą o firmach, które okresowo wystawiają takie same dokumenty. Przykładem tutaj mogą być faktury abonamentowe. Użytkownik tworzy wzorce faktur, gdzie wpisuje, dla jakich kontrahentów faktury będą generowane. Określa również, jakie usługi, w jakiej ilości oraz w jakiej cenie będą fakturowane. Na podstawie takich wzorców może następnie automatycznie tworzyć faktury sprzedaży w module handlowym.

Obieg Dokumentów

Moduł Obieg Dokumentów pozwala na gromadzenie oraz katalogowanie różnego rodzaju dokumentów firmy. Umożliwia również definiowanie procesów jakim podlegają dokumenty. Centralnym miejscem w module jest Biblioteka dokumentów gdzie Użytkownik ma możliwość wprowadzania dokumentów, załączanie skanów, plików oraz ich opisywanie w dowolny sposób. Użytkownik może z poziomu CDN OPT!MA wywołać funkcje skanowania dokumentu bezpośrednio do programu.

W programie dokumenty mogą być zapisywane w dwóch miejscach: w bazie firmy lub też w bazie konfiguracyjnej. W pierwszym przypadku dokumenty będą dostępne tylko i wyłącznie po zalogowaniu się do konkretnej bazy, w drugim zaś dokumenty będą widoczne dla wszystkich firm. Ma to znaczenie w przypadku, gdy na jednym systemie prowadzona jest działalność więcej niż jednej firmy. Funkcja zapisu w bazie konfiguracyjnej może być przydatna również w przypadku biur rachunkowych, gdzie każdy Klient ma oddzielną bazę danych (i tam są gromadzone związane z nim dokumenty), a dodatkowo są dokumenty dotyczące pracy biura (które powinny być dostępne niezależnie od tego, na której bazie firmowej pracuje aktualnie operator).

Dokumenty (w dowolnym formacie) gromadzone w Bibliotece można swobodnie grupować w tworzonych katalogach. Informacje o dokumentach gromadzone są w postaci formularzy, na których znajdą się m.in. informacje takie jak: typ dokumentu, jego tytuł, czego dotyczy, data wprowadzenia, status, operator odpowiedzialny za dokument. Dodatkowo istnieje możliwość opisywania dokumentu poprzez definiowalne atrybuty.

Każdy dokument zapisany w Bibliotece może być powiązany z różnymi podmiotami oraz dowolną ilością dokumentów (głównie handlowych), wystawianych w systemie CDN OPT!MA. Powiązanie z transakcjami działa również w drugą stronę - jedną transakcję zarejestrowaną w programie można połączyć z dowolną ilością dokumentów zgromadzonych w Bibliotece.

Moduł Obieg dokumentów posiada bardzo szeroki zakres definiowania uprawnień dostępu do dokumentów. Dla każdego pracownika mającego dostęp do modułu można określić, do której grupy dokumentów ma dostęp oraz w jakim zakresie: czy powinien posiadać wgląd w dokumenty, możliwość zmiany, czy też może edytować tylko dokumenty wprowadzone wyłącznie przez siebie.

Definiuj procesy obiegu dokumentów

Każdy dokument wprowadzany w Bibliotece może mieć własną ścieżkę, wg której jest obsługiwany. Schematy procesów umożliwiają definiowanie takich ścieżek. Efektem jest możliwość kontroli przepływu dokumentu w firmie – na tej podstawie wiadomo, kto aktualnie pracuje z danym dokumentem oraz jaka była historia jego przekazywania pomiędzy kolejnymi osobami (operatorami).
Schemat procesu składa się z poszczególnych etapów. Dla każdego etapu istnieje ściśle określona grupa operatorów, którzy mogą go wykonać. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powiązań) pomiędzy poszczególnymi etapami.

Wprowadzając dokument do Biblioteki operator może wybrać, wg którego schematu (ścieżki) będzie „obsługiwany” dany dokument. A obsługa dokumentu polega na przekazywaniu do kolejnych etapów procesu i wskazaniu, który operator
spośród uprawnionych dany etap ma wykonać. Każdy operator w programie ma własna skrzynkę, w której zbierane są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. Istnieje również możliwość, by czas na ich wykonanie rezerwowany był w Terminarzu, a operator otrzymywał we właściwym momencie przypomnienie o zbliżającym się terminie.

Drukuj

Wstecz

W górę